Un carnet d'adresses au service de vos dossiers sinistres
Un
dossier sinistre se traite rarement à deux. Autour d'un même événement gravitent un assuré, un locataire, un propriétaire, un expert, un assureur, parfois un avocat, un artisan, un syndic. Chacun a ses coordonnées, son rôle, son historique d'échanges. Sinexo rassemble ces
intervenants dans un onglet dédié du dossier, et les conserve dans un carnet d'adresses commun à toute votre structure.
Chaque fiche contient la société, le nom du contact, un téléphone, un mobile, deux adresses email et une adresse postale. Le second email n'est pas un détail : dans la pratique, un artisan ou un cabinet d'expertise a souvent une adresse générique et une adresse nominative, et vous voulez que les deux reçoivent vos messages.
Classer les intervenants selon votre métier
Les types d'intervenants ne sont pas figés dans le logiciel. Ils sont définis à la mise en service, à partir de votre organisation réelle. Un bailleur distinguera le locataire, le propriétaire, le syndic, l'entreprise, l'expert. Un gestionnaire de flotte parlera de conducteur, de garage, d'expert auto, de partie adverse. Un cabinet d'avocats aura besoin de séparer l'avocat de la partie adverse de celui de son client.
Cette
classification sur mesure conditionne tout le reste : c'est elle qui permet ensuite de filtrer, de retrouver, et de savoir instantanément qui fait quoi sur un dossier. C'est aussi elle qui alimente automatiquement les
modèles de courriers et d'emails
, en désignant le bon destinataire selon le type de message.
Ne jamais ressaisir deux fois le même contact
L'annuaire s'enrichit de lui-même au fil de vos dossiers. À la saisie d'un nouvel intervenant, un champ en
autocomplétion propose les fiches existantes dès les premières lettres, en cherchant à la fois sur le nom de la personne et sur celui de la société. Vous sélectionnez, les coordonnées se remplissent, l'intervenant est rattaché au dossier.
Un même expert peut ainsi intervenir sur cinquante dossiers sans avoir été saisi cinquante fois. Si ses coordonnées changent, la correction se fait une fois. Et parce que la
recherche de dossiers
porte aussi sur les intervenants, taper le nom d'un artisan suffit à retrouver tous les sinistres sur lesquels il est intervenu.
Écrire à un intervenant sans quitter le dossier
Depuis la fiche d'un intervenant, vous pouvez lui
adresser un email
directement, à partir de modèles pré-remplis avec les informations du dossier : références, dates d'expertise, désignation du bien. Vous choisissez le destinataire principal, ajoutez des destinataires en copie, joignez des fichiers ou sélectionnez des
documents déjà présents dans le dossier.
Le message part et vient s'inscrire dans le
suivi du dossier
, avec son statut de distribution. Si l'intervenant répond via le lien fourni, sa réponse et ses pièces jointes reviennent automatiquement dans la chronologie. Aucun échange ne reste enfermé dans une boîte mail personnelle.
Des coordonnées protégées
Les noms, sociétés, téléphones et adresses email de vos intervenants sont
chiffrés en base de données. Une lecture directe de la base ne révèle rien d'exploitable : les informations ne sont déchiffrées qu'au moment de leur affichage dans l'application, pour un utilisateur authentifié.
C'est une exigence de plus en plus fréquente dans les
appels d'offres publics
, et une bonne pratique en matière de
protection des données personnelles
. Découvrez comment nos clients organisent leurs intervenants :
assureurs et courtiers
,
syndics et administrateurs de biens
,
avocats
.
